Come è noto la legge (L.53/1994) consente a tutti gli avvocati, previa autorizzazione del proprio consiglio dell’ordine di appartenenza, di procedere alle notifiche degli atti in proprio, anziché attraverso l’ausilio degli ufficiali giudiziari.

Non tutti gli atti possono essere notificati in proprio dagli avvocati, ma esclusivamente  atti in materia civile ed amministrativa, nonché atti stragiudiziali. A differenza degli ufficiali giudiziari l’avvocato non ha limiti territoriali per le notifiche in proprio. Le recenti innovazioni tecnologiche, quali l’introduzione della posta elettronica certificata ed il progressivo ingresso a regime del processo civile telematico hanno creato le condizioni ed anzi reso auspicabile per gli avvocati procedere alle notifiche in proprio anche con l’utilizzo della posta elettronica certificata.

Naturalmente i presupposti per poter procedere alla notifica telematica sono gli stessi delle notifiche in forma cartacea, ovvero l’autorizzazione del COA e la procura alle liti rilasciata dal cliente.

A questi deve aggiungersene uno di carattere tecnico, ossia possedere un indirizzo di posta elettronica certificata, con almeno 1 GB di capacità di memoria. La legge ha reso obbligatorio per tutti gli avvocati di dotarsi di un indirizzo di PEC sin dal 2008 (art. 16 DL 29 novembre 2008 n. 185), successivi interventi legislativi hanno reso funzionale tale strumento, prevedendo il suo utilizzo per le notificazioni e le comunicazioni da parte degli uffici giudiziari e l’obbligo di inserimento dell’indirizzo di posta certificata da parte dell’avvocato nell’atto introduttivo del giudizio (art. 4 DL 29 dicembre 2009 n. 193). Infine il Decreto ministeriale 21 febbraio 2011 n. 44 modificato dal Decreto ministeriale 15 ottobre 2012 n. 209, ulteriormente modificato dal Decreto ministeriale 3 aprile 2013 n. 48 ha adattato le notifiche alle procedure telematiche.

L’indirizzo di posta elettronica certificata si presenta, pertanto, quale strumento di importanza fondamentale per l’avvocato sotto un duplice profilo: la notificazione degli atti giudiziari in proprio e la gestione completa del processo civile telematico, che a breve diverrà obbligatorio. Tralasciando questo secondo aspetto ad uno specifico successivo approfondimento, veniamo ad individuare gli elementi essenziali della notifica telematica.

Primo elemento fondamentale da comprendere è che ai fini della validità la notifica in proprio a mezzo PEC deve essere spedita da un indirizzo di posta elettronica certificata e deve essere ricevuta da un indirizzo di posta elettronica certificata, entrambi risultanti da pubblici elenchi esattamente individuati dall’art. 16 ter del DL 179/2012 (che ha previsto l’obbligatorietà, a partire dal 1 luglio 2014, del deposito telematico degli atti nel processo civile).

Tali pubblici elenchi non sono tutti allo stato tutti operativi, ma per quanto interessa per le notifiche telematiche in proprio è già disponibile e consultabile, esclusivamente da parte uffici giudiziari e degli avvocati, sul Portale dei servizi telematici del Ministero della Giustizia alla pagina http://pst.giustizia.it/PST/,  il cosiddetto REGINDE (registro generale degli indirizzi elettronici). L’accesso a tale registro, come detto è riservato agli avvocati tramite autenticazione all’interno dell’aerea riservata, ed alla PA.

Ulteriore requisito per poter procedere ad una corretta notifica telematica è il possesso di un dispositivo di firma digitale, che viene rilasciato da determinati enti certificatori autorizzati ai sensi dell’art. 1 comma 1 lettera s D. lgs 7 marzo 2005 (cosiddetto codice dell’amministrazione digitale). Il documento sottoscritto a mezzo del dispositivo (detto token) attribuisce allo stesso efficacia probatoria della scrittura privata ai sensi dell’art. 2702 c.c. ed i requisiti ad substantiam ai sensi dell’art. 1350 c.c..

Aspetto molto importante da tenere in considerazione è che la firma digitale non attribuisce al documento data certa. Per il perseguimento di tale scopo si rende necessario il possesso di un ulteriore strumento digitale denominato Marca o Validazione Temporale.

Veniamo ora agli aspetti concreti della notificazione telematica in proprio:

• Nell’oggetto va inserita la dizione “notificazione ai sensi della legge 53/1994”;
• L’atto da notificare, firmato digitalmente, va inserito come allegato
• La relata di notifica va inserita come allegato;

La relata di notifica deve contenere gli elementi essenziali della notifica in forma cartacea che già conosciamo, con ulteriori elementi aggiuntivi peculiari della notifica telematica, che sono:

• L’indirizzo di posta elettronica c certificata a cui l’atto viene notificato;
• L’indicazione dell’elenco da cui il predetto indirizzo è stato estratto;
• L’eventuale attestazione di conformità all’originale cartaceo dell’atto informatico allegato.

Aspetto molto rilevante da tenere in considerazione è che non è più previsto il numero cronologico della notifica, atteso che, diversamente da quanto previsto per le notifiche in proprio a mezzo del servizio postale, per le notifiche a mezzo PEC non è prevista l’annotazione nel registro cronologico.

Veniamo ora al perfezionamento della notifica telematica in proprio. Naturalmente anche per le notifiche telematiche in proprio occorre distinguere gli effetti che si generano per il notificante con la spedizione dell’atto, ai fini del rispetto dei termini per eventuali decadenze, e quelli che si generano per il destinatario dell’atto, ma per semplificare la questione al massimo si deve dire che al momento della spedizione dell’atto e della ricezione dello stesso il sistema di posta certificata genera due ricevute automatiche: una di avvenuta accettazione del plico da parte del gestore di posta del notificante ed una di avvenuta consegna  del gestore di posta del destinatario. Entrambe le ricevute sono dotate di firma digitale. In tale ipotesi nulla questio, la notifica dell’atto si intende perfezionata.

Se invece il notificante non riceve la ricevuta di avvenuta consegna (o più correttamente di avvenuta messa a disposizione del plico nella casella di posta del destinatario) perché la consegna del plico non è andata a buon fine, entro le 12 ore successive il mittente viene informato con un avviso di mancata consegna generato dal suo gestore di posta certificata. In tale ipotesi la notifica non può dirsi perfezionata e il mittente deve utilizzare un altro strumento  per la notifica, previa eventuale rimessione in termini, esattamente come avviene in ipotesi di mancata notifica con gli strumenti tradizionali (ufficiale giudiziario e notifica a mezzo posta in proprio).

Roma 2 febbraio 2014
Avv. Federico Vaccaro

Questo articolo, che vuole essere un modesto contributo alla divulgazione degli strumenti per il processo civile telematico è stato redatto anche grazie al prezioso contributo tratto dell’ottimo lavoro dell’avv. Juri Rudi “le notifiche telematiche in proprio” reperibile al seguente indirizzo web http://www.studiolegalerudi.it/pct/